教处字[2004]30号
各系部：
根据《关于认真做好2004年普通高等教育学历证书管理工作的通知》（鲁教高处函[2004]3号）精神，为进一步做好普通高等教育学历证书电子注册工作，规范普通高等教育学历证书，保证毕业生学历证书数据的准确性和有效性，需要对2005届毕业生的数据进行校对，现将有关问题通知如下：
一、认真核对各专业毕业生及男女生人数。
二、组织毕业生认真核对自己的学号、姓名、性别、民族、政治面貌、出生日期和身份证号等各项信息是否准确。由毕业生本人对自己的信息进行校对，并在学生本人签名栏中签名，各种信息不能为空，要求学生认真填写，字迹工整。身份证号是以后对毕业证书有效性和照片检索的主要依据，所填的身份证号一定要与“高等教育学历证书图象采集”卡中的身份证号的一致，15位和18位不能随意改动。
三、出生年月日为8位数字，出生日期不全的务必补全，否则无法进行电子注册。政治面貌一栏填“中共党员”、“中共预备党员”、“共青团员”、“群众”等选项。
四、本次校对的数据，将上报省教育厅打印毕业证书和电子注册，校对后的数据是今后上网查询毕业证书有效性的主要依据。
五、校对名单中若有退学等情况的请在备注栏中注明，若有复学的请在后面添加上并盖系（部）公章。
六、请系部分管领导及教学秘书做好动员，一定要落实到每一个学生，确保各项信息准确无误。学生校对后由教学秘书签名并盖系部公章。
七、2005届普通高教本专科毕业图像信息采集工作定于2004年12月4日上午8：00－17：00，不再组织补照。各系（部）及时通知到毕业生，并组织安排好照像事宜，具体安排另行通知。
八、因个人原因出现问题，责任自负，以上材料于11月9日前交教务处学籍管理科。
二○○四年十月二十七日